A gépkörök működésének tárgyi feltételei
A gépkörök működése a kialakulásuk kezdeti szakaszában nem igényelt túlzottan nagy technikai felszereltséget. Az ’60-as évek technikai színvonalát a mai igények viszont – már az induló szervezetek esetén is – messze meghaladják. A németországi és ausztriai gépköri irodák kialakítása, technikai felszereltsége az alábbiak szerint jellemezhető:
Az iroda területe, kialakítása, helye a gépkör nagyságától nagyban függ. A gépkörök többségénél a megalakulást követően az ügyvezető házában volt egy kisebb helyiség, amelyet iroda céljaira használtak. Ma már inkább az a jellemző, hogy különálló épületben, vagy épületrészben kap helyet az ügyvezetés. Az iroda elsődlegesen ügyviteli funkciókat tölt be, ezért nem igényel reprezentatív kivitelt, azonban lehetőség szerint biztosítani kell a külön bejáratot. A gépkör fejlődésével, nagyobb taglétszámnál már szükséges a több (két-három) helyiségből álló iroda. Amennyiben rendelkezésre áll az ügyvezető lakóhelyének közelében középületben megfelelő területű, szobaszámú iroda akkor azt célszerű valamilyen formában igénybe venni. A nagyobb iroda kialakítása, illetve igénybe vétele – a tapasztalatok szerint – az egyesület megalakulását követő 5-10. évben válhat szükségessé.
Az iroda technikai felszereltsége szintén a gépkör nagyságától és a gépköri adminisztráció jellegétől függ. A német és az osztrák gépköri irodák technikai alapfelszereléséhez tartozik a vezetékes és mobil telefon, a telefax, a számítógép, a másológép és egyéb irodatechnikai eszközök. Sok irodában van továbbá néhány egyszerűbb vizsgálat elvégzésére szolgáló műszer (pl.: nedvességmérő, talajvizsgáló, stb.). Ezeken túlmenően technikai felszerelés részét képezik az ügyviteli szoftverek, amelyek általában egységesek, azaz a gépköri szövetségek megbízása alapján készülnek. Ezek használata többnyire kötelező. Emellett használatban vannak a tanácsadást segítő, gazdasági tervező programok is, amelyeket viszont a gépkörök saját döntésük alapján alkalmaznak.
Miután a munkaszervezés alapvetően telefonon történik, az ügyvezetői iroda személy-gépkocsival általában nem rendelkezik. Az ügyvezető a saját gépkocsiját használja, amelyért költség-térítést kap.
A magyarországi gépköri irodák felszerelésénél szintén a fokozatosság látszik indokoltnak. Nem indokolt rögtön a maximális felszereltségre törekedni, azonban célszerű, ha az iroda már az első ütemben rendelkezik pl.: alap bútorzattal, telefonvonallal és internet hozzáféréssel, telefax készülékkel, számítógéppel, másológéppel.
