A gépköri adminisztráció, ügyvitel
A gépköri adminisztráció feladata egyrészt a tagnyilvántartás, ahhoz kapcsolódóan a gazdasági adatok rögzítése, a tag által felajánlott szolgáltatások nyilvántartása, adminisztrálása, a tagdíjak realizálása, másrészt a munkaszervezés és a munkaelszámolás. Természetesen ma már az adminisztrációs tevékenység számítógéppel támogatott, amelynek azonban elsődleges bizonylatai továbbra is a hagyományos nyomtatványok.
A gépköri alapnyilvántartások a gépköri tagok és gazdaságaik adatait, a gépekről készült adatlapok pedig a gazdák gépparkjának összetételét, teljesítmény adatait tartalmazzák. Az adatok alapján az ügyvezető pontosan számba tudja venni, hogy a gépkör mekkora kapacitásokkal rendelkezik, milyen területeken vannak hiányok. A nyilvántartások kezelését számítógéppel végzik, hiszen a tagok tulajdonában lévő összes gép adatainak fejben tartása lehetetlen.
A gépi szolgáltatások szervezésének alapvető eszköze a telefon. Az igénybejelentések igen sok esetben azon keresztül történnek, de ugyanígy bonyolódik a szóba jöhető szolgáltatók megkeresése is, akiknek kiválasztása a számítógép segítségével igen gyorsan elvégezhető. Természetesen igen sok munkafolyamat már jó előre (pl.: a téli időszakban) egyeztethető, de utólagos módosításokra ekkor is szükség lehet.
A szolgáltatásokat első körben úgynevezett elszámolási bizonylatokon regisztrálják, amelyeket mind a szolgáltatást nyújtó, mind pedig az igénybe vevő aláír. A bizonylatok ezt követően a gépköri irodában feldolgozásra kerülnek. Ausztriában a feldolgozást és annak mágneses elektronikus adathordozóra rögzítését a gépköri ügyvezető végzi, amelyet azután átad a banknak az átutalások végrehajtására. Bajorországban a szolgáltatást végző először a bankjának adja le az elszámolást, és csak ezt követően kerül a gépköri ügyvezetéshez. A szolgáltatások díjtételei gépkörönként egységesnek tekinthetők, ennek alapja az év elején kialakított és a tagok által elfogadott tarifarendszer.
Magyarországon természetesen még nem alakult ki a fentiekben ismertetett rendszer, mivel eddig nem teremtődtek meg a szükséges feltételek sem pénzintézeti, sem pedig a gépköri ügyvezetési oldalról. Ennek ellenére a referencia gépkörökben már általánossá vált az alapadatok és a szolgáltatások nyilvántartása, igaz ugyan, hogy az ellenértékek kiegyenlítése a tagok között közvetlenül történik, így az ügyvezetőnek ebben egyelőre nincs szerepe. Arra azonban már nálunk is van példa, hogy a szolgáltatások értékének meghatározása egységesen alkalmazott tarifákkal történik.
