A gépkör szervezeti rendje, testületei és tisztségviselői
A gép- és gazdaságsegítő kör legmagasabb döntéshozó szerve a közgyűlés, amelyet az Etv. szerint legalább ötévenként egyszer össze kell hívni. Az alapszabály azonban másként is rendelkezhet, ebben az esetben azt kell irányadónak tekinteni. A tapasztalatok alapján a gépkörök esetében célszerű az évenkénti összehívást előírni. A közgyűlést az elnök hívja össze, erről a tervezett időpont előtt legalább 15 nappal a tagokat írásban kell értesítenie. A közgyűlést össze kell hívni akkor is, ha azt a bíróság elrendeli, vagy ha a tagok egyharmada, vagy az alapszabályban ettől eltérően meghatározott hányada- az ok és cél megjelölésével kéri.
A közgyűlés hatáskörébe tartozik:
- az alapszabály megállapítása és módosítása
- az éves költségvetés meghatározása
- az ügyintéző szervek éves beszámolójának elfogadása
- a szervezet más szervezettel való egyesülésének, valamint feloszlatásának kimondása
- döntés mindazokban az ügyekben, amelyeket az alapszabály a közgyűlés kizárólagos hatáskörébe utal
A közgyűlés választja meg és menti fel:
a.) az elnököt és helyetteseit,
b.) az elnökségi tagokat,
c.) a felügyelő bizottság tagjait
Az elnökség az elnökből, a helyetteseiből, és az elnökségi tagokból áll.
Ha az elnökség egy tagja idő előtt megválik tisztségétől, akkor az elnökség egy másik tagját kooptálja a következő közgyűlésig. Az elnökség az üléseit szükség szerint, illetve az alapszabályban rögzített időszakonként tartja. Az elnökség akkor határozatképes, ha az elnök vagy egyik helyettese és legalább az alapszabályban meghatározott számú további elnökségi tag jelen van. Az elnökség valamennyi határozatát egyszerű szótöbbséggel hozza, szavazategyenlőség esetén az elnök szava dönt.
Az elnökség vezeti és felügyeli a gépkört és hozza meg az ehhez szükséges valamennyi döntést, amennyiben az nem kifejezetten a közgyűlés hatáskörébe tartozik.
Az elnök akadályoztatása esetén az egyesületet az elnökhelyettes képviseli.
Az ellenőrző bizottság a magyarországi gépkörök gyakorlatában elnökből, valamint 2 tagból áll. Elsődleges feladatuk a gépkör gazdálkodásának folyamatos ellenőrzése, tevékenységéről a közgyűlésnek tartozik beszámolni.
Az elnökség az operatív feladatok ellátására ügyvezetőt alkalmazhat, akinek nem kell a gépkör tagjának lennie. Az ügyvezető munkajogi szempontból állhat az egyesület alkalmazásában, ekkor az elnök tölti be a munkáltató szerepét, illetve más, az egyesületen kívüli szervezet is betöltheti az alkalmazó szerét. Ausztriában például az ügyvezetők az egyesületek alkalmazottai, míg Bajorországban a munkáltató a Bajor Gép- és Gazdaságsegítő Körök Kuratóriuma.
Az ügyvezető feladatait az elnökség határozza meg, és azok általában a mezőgazdasági gépek és berendezések üzemek (gazdaságok) közötti használatának, a gazdaságsegítés folyamatának szervezésére terjednek ki.
Az ügyvezető látja el továbbá a gépköri iroda vezetését, az esetleges irodai alkalmazottak irányítását. A kisebb taglétszámú gépkörökben a szervezési feladatok mellett az adminisztrációs munkát (nyilvántartások vezetését, elszámolások intézését, levelezést, stb.) az ügyvezető egyedül is képes elvégezni, azonban a nagyobb szervezetek esetén a feladatok sokasága miatt már szükségessé válhat irodai kisegítő munkaerő alkalmazása.
A gépkör működésének szabályait külön szabályzat tartalmazza, amely lehet szervezeti és működési szabályzat vagy másként üzleti szabályzat. Az üzleti szabályzat az alapszabályra alapozva, azon túlmenően meghatározza a tagsági viszony létesítésének, valamint a gépköri ügyvezető, illetve a gazdaságsegítők alkalmazásának szabályait.
